Une facture électronique peut être bloquée de deux façons. Elle est rejetée quand une plateforme agréée détecte un problème de format ou de données : vous la corrigez et la transmettez à nouveau. Elle est refusée quand votre client la refuse, pour un motif prévu par la norme : vous analysez le motif et, si besoin, vous émettez une nouvelle facture, avec un nouveau numéro.
Avec la facturation électronique, une facture envoyée n'est plus forcément une facture acceptée : chacune suit un cycle de vie, avec des statuts que les plateformes transmettent. Voici comment les lire, et quoi faire quand une facture ne passe pas.
Les quatre statuts obligatoires
Les plateformes agréées peuvent gérer une dizaine de statuts. Quatre sont obligatoires et remontent à l'administration : déposée, rejetée, refusée et encaissée.
Déposée
Votre plateforme a accepté la facture, et la date de dépôt est horodatée. Cela ne veut pas dire que votre client a accepté son contenu.
Rejetée
La plateforme de l'émetteur ou celle du destinataire n'accepte pas la facture, parce qu'elle ne passe pas ses contrôles : format non conforme, donnée obligatoire absente, montants HT, TVA et TTC incohérents, destinataire mal identifié. Le rejet tient au fichier ou aux données, pas à une décision du client.
Refusée
La facture est arrivée chez le destinataire, qui la refuse. Ce refus est obligatoirement motivé, et les motifs possibles sont fixés par la norme : facture adressée à la mauvaise entreprise, SIRET erroné, doublon, taux de TVA ou calcul erroné, référence ou quantité erronée, par exemple.
Encaissée
Le paiement a été reçu ; le statut porte sa date et son montant. Pour les prestations de services, ce qui inclut la plupart des travaux, c'est par ce statut que les données de paiement remontent à l'administration, puisque la TVA y est due à l'encaissement. Pour les artisans, cette transmission démarre avec l'obligation d'émission, au 1er septembre 2027.
Les autres statuts sont facultatifs : reçue, mise à disposition, prise en charge, approuvée, en litige, suspendue, paiement transmis… Votre plateforme peut les afficher, sans obligation.
Rejet ou refus : la différence à retenir
Rejet : une plateforme bloque la facture à cause d'un problème de format ou de données. Vous corrigez, puis vous la transmettez à nouveau.
Refus : le client a reçu la facture et la refuse, avec un motif prévu par la norme. Vous analysez le motif avant de faire quoi que ce soit.
Un point souvent mal compris : le refus n'est pas fait pour les désaccords commerciaux. L'administration précise qu'il ne doit pas servir pour un simple litige. Un client qui conteste la qualité des travaux ou une quantité posée utilise plutôt le statut facultatif « en litige », et la discussion se règle entre vous, comme avant la réforme.
Pourquoi une facture est-elle rejetée ?
Les causes listées par l'administration sont surtout des problèmes de données : erreur de format, donnée obligatoire absente ou incohérente, identification incorrecte d'une des parties, difficulté de routage vers le destinataire, anomalie bloquante. Dans le bâtiment, cela donne par exemple :
- un SIREN client faux ou absent, ou un client introuvable dans l'annuaire de la réforme ;
- un total TTC qui ne correspond pas à la somme des montants HT et de la TVA par taux, souvent à cause d'arrondis ;
- un acompte ou une retenue de garantie mal déduits ;
- un numéro de facture déjà utilisé ;
- une mention obligatoire absente des données structurées, même si elle figure sur le PDF.
Ce dernier point surprend souvent : avec la facture électronique, ce sont les données structurées qui sont contrôlées, pas seulement le document que l'on voit.
Que faire quand une facture est rejetée ?
L'administration demande de traiter un rejet comme un incident à corriger, pas comme une raison d'arrêter de facturer. Voici la marche à suivre.
Étape 1 : lire le motif du rejet
Le premier réflexe n'est pas de recréer la facture, mais de comprendre ce qui bloque. Votre logiciel ou votre plateforme doit vous donner le statut et, quand c'est possible, le motif. « Facture rejetée » ne suffit pas pour agir ; « Total TTC incohérent avec le montant HT et la TVA » ou « SIREN du client manquant », si.
Étape 2 : erreur de votre côté ou problème de transmission ?
Si l'erreur vient de votre facture (une donnée fausse ou manquante), corrigez-la et transmettez-la à nouveau par le circuit électronique. Si la difficulté vient de la transmission, du routage ou des données de réception de votre client, rapprochez-vous de votre plateforme, de votre éditeur ou du client lui-même.
Dans les deux cas, la facture corrigée correspond à la même prestation : ce n'est pas une nouvelle opération, elle ne doit être ni comptabilisée ni payée deux fois. Et renvoyer plusieurs fois le même fichier en espérant qu'il passe ne règle rien.
Étape 3 : vérifier les données de l'entreprise et du client
La facture électronique repose sur des données structurées, bien plus qu'un PDF envoyé par e-mail. Vérifiez notamment :
- votre SIREN ou SIRET, et celui de votre client ;
- l'identité exacte du client professionnel (raison sociale, établissement facturé) ;
- l'adresse de facturation ;
- les numéros de TVA intracommunautaire quand ils sont nécessaires ;
- la correspondance entre la fiche client de votre logiciel et l'entreprise réellement facturée.
Une erreur dans une fiche client se répète sur toutes les factures qui suivent. Notre checklist facturation électronique de l'artisan commence d'ailleurs par la vérification du SIRET.
Vous ressaisissez le SIREN et les montants à chaque facture ?
Dans Sifrage, le client est enregistré une fois avec son SIREN, la facture reprend les lignes et les taux du devis signé, et les totaux par taux sont calculés pour vous.
Étape 4 : vérifier les montants
Autre source classique de rejet : les calculs. Contrôlez le total HT, chaque taux de TVA et le montant de TVA par taux, les remises, les acomptes déjà facturés, le total TTC et le solde restant dû.
C'est particulièrement sensible dans le bâtiment, où une même facture peut porter plusieurs taux de TVA ou déduire un acompte déjà facturé, comme dans une facture de situation.
Étape 5 : suivre le nouveau statut
Une correction n'est terminée que lorsque la facture retrouve un cycle normal. Après la nouvelle transmission, vérifiez son statut. La question n'est plus « ai-je envoyé la facture ? », mais « ma facture a-t-elle bien été déposée et transmise ? ».
Si le rejet bloque un paiement : pendant la phase de démarrage, l'administration admet l'envoi au client d'un double de la facture par un autre canal (e-mail, PDF), clairement rattaché à la facture initiale et identifié comme « duplicata » ou « copie ». Ce n'est pas une nouvelle facture. Inutile en revanche de signaler chaque rejet isolé à l'administration : gardez simplement la trace du rejet, de sa cause et de la correction.
Que faire quand un client refuse votre facture ?
Commencez par lire le motif. La suite dépend de votre réponse.
Le refus est fondé (mauvaise entreprise facturée, erreur de taux, quantité fausse) : corrigez et émettez une nouvelle facture par le circuit électronique. Elle doit porter un nouveau numéro, pour éviter toute confusion avec la facture refusée et un rejet pour numéro déjà utilisé. Neutralisez ensuite la facture refusée dans votre suivi, le cas échéant par un avoir interne : voyez la méthode avec votre comptable.
Vous contestez le refus : ne créez pas automatiquement une nouvelle facture ou un avoir parce qu'un statut « refusée » est apparu. Discutez avec le client, gardez les éléments qui justifient votre position (devis signé, procès-verbal de réception, échanges) et notez la suite donnée. Le statut « refusée » ne tranche pas le différend : il ne remplace ni la discussion, ni la médiation, ni le juge.
Les artisans sont-ils déjà concernés ?
Oui, côté réception. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et l'obligation d'émission s'applique déjà aux grandes entreprises et aux ETI. Pour les PME, TPE et micro-entreprises, l'émission devient obligatoire le 1er septembre 2027.
Concrètement, vous recevez peut-être déjà des factures électroniques de vos fournisseurs, notamment des négoces nationaux. Les règles ci-dessus valent aussi dans ce sens : si une facture fournisseur est fausse, vous pouvez la refuser avec l'un des motifs prévus, ou la mettre en litige s'il s'agit d'un désaccord sur la livraison. Pour le calendrier complet, voir ce qui a changé au 1er septembre 2026.
Pourquoi le suivi des statuts change la donne
Avant la réforme, la facturation tenait souvent en trois temps : créer le PDF, l'envoyer par e-mail, attendre le paiement. Entre l'envoi et le règlement, on savait rarement ce qui s'était passé.
Les statuts répondent à ces questions : la facture a-t-elle été déposée, rejetée, refusée, encaissée ? Bien suivis, ils évitent de découvrir au bout de trois semaines qu'une facture n'est jamais arrivée chez le client.
Ce qu'un logiciel doit faire pour l'artisan
Un artisan n'a pas à connaître les spécifications techniques de la réforme. Son logiciel doit traduire les codes en actions simples. Par exemple :
Facture rejetée : le total de TVA ne correspond pas aux lignes de votre facture. Vérifiez les taux, puis renvoyez la facture.
Client introuvable : vérifiez le SIREN de votre client avant de poursuivre.
C'est cette traduction, plus que la technique, qui fera la différence au quotidien pour les petites entreprises.
Sources officielles
- DGFiP, guide pratique de démarrage de la facturation électronique au 1er septembre 2026 (juillet 2026)
- DGFiP, fiche « L'émission de factures électroniques » (statuts obligatoires)
- impots.gouv.fr, espace « Je passe à la facturation électronique »
Des factures fournisseurs électroniques à trier, accepter ou refuser ?
Avec Sifrage, la réception des factures électroniques passe par une plateforme agréée et elle est incluse dans l'abonnement. Une fois votre entreprise raccordée (raccordement guidé depuis les réglages), les factures de vos fournisseurs arrivent dans Sifrage avec leur statut, et vous pouvez les accepter, signaler un litige ou les refuser en choisissant un motif de la liste officielle. Vos propres factures reprennent le client et les lignes du devis saisis une seule fois, sont éditées au format Factur-X et restent rangées dans le dossier du chantier.
Essayer Sifrage gratuitement pendant 14 jours, sans carte bancaire (la réception des factures électroniques s'active avec l'abonnement), ou voir la facturation électronique avec Sifrage.
